Delegeeri asjaajamine assistendile, ilma töötajat palkamata

Delegeeri asjaajamine assistendile, ilma töötajat palkamata

Kui oled alustamas uut äri või juba mõnda aega efektiivselt tegutsenud, ning tunned, et asjaajamine võtab suure osa Sinu igapäevasest tööajast, siis mõtle läbi, milliste tegevustega peaksid kindlasti ise tegelema ja mida saaksid teistele delegeerida. Järgnevalt tuleb juttu administratiivsetest ülesannetes, mida delegeerides muutub Sinu ja Sinu ettevõtte töö tulemuslikumaks.

Enamikes valdkondades koosneb eduka ettevõtte mudel 10-20% administreerimisest, 20-30% põhitegevustest ja 60-70% turundus- ja müügitegevustest, vähemalt algusfaasis peaks see nii olema. Kui ettevõtte on saavutanud teatava tuntuse turul ja kindla kliendibaasi, siis need protsendid võivad muutuda, st. sa ei pea enam 60-70% ajast kulutama turundusele, et leida uusi kliente ja kasvatada kliendibaasi. Kui Sinu äris jagunevad igapäevased tegevused pigem vastupidi, siis tuleks ümber mõelda, mis on valesti ja kuidas seda muuta, et mitte ebaõnnestuda.

Asjaajamine on osa ettevõtjate igapäevatööst, mida mõni ettevõtja teeb suure naudinguga, samal ajal, kui teised sooviksid administratiivsetest kohustustest pigem loobuda. Kui oled uut äri käivitamas, siis võib erinevate asjade ajamine eriti ajamahukas olla ning võtta tähelepanu ettevõtte põhitegevuselt. Kui proovid algusest lõpuni kõike ise teha, siis võib ajast ja ka teadmistest puudu jääda. Seetõttu analüüsi, millised on kõige kasumlikumad tegevused ja proovi muid kohustusi delegeerida.

Keskenduma peaksid raha genereerivatele tegevustele. Milline näeks Sinu tulevik välja näiteks viie või kümne aasta pärast, kui saaksid tegeleda ainult raha genereerivate tegevustega? Mis tegevusi Sa enam tegema ei peaks, millega täna maadled?

Delegeerides oled efektiivsem järgmistel põhjustel:

  • oled efektiivsem – administratiivne töö korraldatakse sinu eest ära;
  • saad pühenduda oma põhitööle, mis ettevõttele kasumit toodab;
  • vabaned värbamisest, võites aega ja raha;
  • ära jäävad uue töötaja palkamisega kaasnevad kulud;
  • sa ei pea looma töötajale motivatsioonipakette, ostma koolitusi;
  • kulutad vähem töövahenditele ja kontoripinnale;
  • maksad ainult tehtud töötundide eest.

Virtuaalassistent on abiks väikeettevõtetele, kes vajavad abi teatud töölõikude ärategemisel, kuid kelle töömahud pole piisavalt suured põhikohaga assistendi palkamiseks. Igapäevane asjajamine on üks tegevus, mis võib võtta suure osa tööajast, kuid enamikke asjaajamisega seotud kohustusi saab edukalt delegeerida. Delegeeritavad ülesanded võivad olla väga erinevad, alustades firmakingituste organiseerimisest kuni tööreiside korraldamiseni.

Virtuaalassistent võib Sind aidata näiteks järgmistes töölõikudes:

  • alustava ettevõtte nõustamine
  • igakuine arvehaldus
  • igapäevased jooksvad ülesanded
  • dokumentide vormistamine (Word, Excel, PowerPoint)
  • päringute, pakkumiste ja tellimuste haldamine
  • andmete sisestamine e-poodi ja kodulehele
  • kirjavahetuse ja lepingute haldamine
  • sotsiaalmeedia haldus
  • sisuloome
  • uute partnerite leidmine
  • postkasti haldamine

Kuidas võita tööaega ja mida saaksid delegeerida?

Järgnevalt on välja toodud reaalsed näited tehtud töödest:

1. E-poe andmesisestus – uute toodete sisestamine (fotod tekstid, tõlked) – sõltuvalt pakkumiste detailsusest ja e-poe platvormist võid päevas kokku hoida kuni 5 töötundi.
2. Hinnapakkumiste koostamine ja hinnapäringutele vastamine – näiteks, kui Sul on tarvis koostada ja saata päevas 3-4 hinnapakkumist, siis võid assistendi kaasamisel hoida kokku 2 töötundi. Loe lähemalt siit.
3. Hinnapäringute võtmine – sobiva koostööpartneri hankel tuleb sageli võtta võrdlevad hinnapakkumised. Kui delegeerid sellegi töö, võid 5-6 päringu koostamisel, saatmisel ja vastuste läbi töötamisel hoida kokku keskmiselt 2 töötundi.
4. Lepingute ettevalmistamine (nt tööleping, rendileping, üürileping) – ühe lepingu peale võib kuluda umbkaudu 2 töötundi. Mõtle läbi, kas saaksid selle töö delegeerida.
5. Postkasti haldus – katalogiseerimine, olulise väljasorteerimine, kirjadele ja kliendipäringutele vastamine jmt – ajakulu kuni 2 töötundi päevas. Loe lähemalt siit.
6. Müügiarvete väljastamine – näiteks võib tuua ettevõtte, kes väljastas kuus 40 müügiarvet ja hoidis delegeerides igal kuul kokku 5 väärtuslikku töötundi.
7. Kliendiandmebaaside korrashoid – sõltuvalt baasi suurusest võid selle rutiinse, kuid vajaliku tegevuse delegeerimisel kokku hoida kuni 2 töötundi kuus.

8. Sotsiaalmeedia haldus – väga ajakuluks nii sisu välja mõtlemine, kui erinevatesse kanalitesse postitamine. Seda teenust kasutatakse väga palju, et võita aega olulisema jaoks.

Näiteks toodud tegevuste delegeerimisel võid kokku hoida kuni 20 töötundi kuus – see on aeg, mille võid pühendada äri põhitegevustele või perele ja hobidele.


Kuidas toimib koostöö virtuaalassistendiga

Peale päringu saatmist võtame teiega ühendust ja räägime läbi töö üksikasjad ja kaardistame hetke olukorra. Peale seda sõlmime töövõtulepingu, kus lepime kokku mõlemale osapoolele olulised koostööpunktid. Tööprotsesse ja – korraldust on parim arutada silmast-silma kohtumisel, nii on mugavam üksteisest aru saada ja üksteist tundma õppida. Vajadusel lepitakse jooksvalt ka edaspidised kohtumised, kuid igapäevane koostöö ja asjaajamine käib e-maili, telefoni, Skype’i jt digikanalite kaudu.

Kui soovid lähemat infot Virtuaalassistendi teenuste kohta, siis võta Virtuaalassistendiga siin ühendust.