Digitaalne segadus arvutis – kuidas seda vältida?

Digitaalne segadus arvutis – kuidas seda vältida?

Jaga teistega:
  • 6
  •  
  •  
  •  
  •  
    6
    Shares

Digitaalse korra hoidmine oma arvutis on samasugune rutiinne tegevus nagu kodu, kontori või auto regulaarne koristamine. See võib tunduda tüütu kohustusena, aga korra loomine annab hea enesetunde ja süstib uut töötahet. Lisaks hoiad kokku väärtuslikku tööaega – kui Sinu arvutis valitseb digitaalne kord ja failid on süsteemselt arhiveeritud, leiad vajalikud asjad alati kiiremini üles.

Salvestame uusi faile oma arvutisse pea iga päev. Esialgu maanduvad paljud neist desktopile või salvestatud failide kausta. Hiljem arhiveeritakse need kas sisu, otstarbe, omaduse või mõne muu sarnase tunnuse järgi ja moodustakse vastavad failikaustad ehk kataloogid. Nii moodustub arvutisse hierarhiline failisüsteem, kust vajaliku faili ülesleidmine on lihtne. Failisüsteem on operatsioonisüsteemist säilitatava failikogumi korraldamisviis. Andmefailid rühmitatakse kaustadesse ja arvuti salvestab need.

E-posti korrastamine

Alusta postkasti korrastamisega. Postkastis võib olla sadu või tuhandeid e-kirju ja elektroonilisi faile, mida on vaja jälgida ja töödelda. E-post on tõenäoliselt ka enim kasutatav tarkvaraprogramm, mis peaks aega kokku hoidma ja mis aitab faile ja kirju vajadusel ka aastaid hiljem üles leida.

Kas Sa leiad vajalikud e-kirjad alati hõlpsasti üles? Kirjade leidmine õnnestub kindlasti, kui mäletad õiget märksõna, millega otsing läbi viia. Teinekord ei pruugi meenuda ei saatja nimi ega ka e-kirja pealkiri ja siis on otsing oluliselt aeganõudvam. Et seda olukorda vältida, mõtle e-postkastist kui füüsilisest kirja- ja paberihunnikust, mille sorteerid enda jaoks oluliste tunnuste järgi. Reklaam- ja rämpspost, mis Sind ei huvita, tuleb minema visata. Tegevust nõudvad kirjad (näiteks arved) pane eraldi kausta. Kui kasutada G-maili postkasti, saad vajalikud failid paari hiireklikiga Google Drive’i salvestada ja hoida faile kindlatesse kaustadesse arhiveerituna.

Kirjade arhiveerimine

Loo kirjadele erinevad kaustad, näiteks “arved” jmt. Nii on Sul lihtsam e-kirju hallata ja vajalikku infot üles leida. Soovitatav on luua lai kaustade süsteem ja anda igale kaustale nimetus, mis ütleb Sulle kohe ära, mida see sisaldab. Kaustad võid luua põhitegevuse järgi ja liigitada sisu alamkategooriate järgi. Näiteks turundus: uuringud, meediaplaanid, töös, kinnitatud jne. Kaustu võib luua ka projekti etappidest tulenevalt: ootel, töös, tehtud jne. Kui seda läheb liiga paljuks, siis piisab ka põhivaldkondade alusel tehtud kaustadest, näiteks raamatupidamine, turundus, arved, töö, kodu, isiklik, kontaktid jne.

Kirjad ja meilivestlused tuleb läbi lugeda ja vajadusel alles hoida. Kui igapäevaselt pole aeg seda teha, siis võid aeg- ajalt teha masskustutamist. Näiteks võid tegutseda järgmiselt: sorteerid kirjad saatja järgi, märgistad linnukesega kõik kirjad, vajadusel jätad alles paar viimast ja ülejäänud vajutad hetkega prügikasti. Sama tegevust saad korrata kõikide adressaatidega. Uudiskirjalistidest, mis Sulle enam huvi ei paku, tasub ennast samuti eemaldada. Näiteks liitusid 5 aastat tagasi tol ajahetkel huvipakkuva valdkonna uudiskirjaga, kuid tänaseks selle valdkonna uudised Sind enam ei kõneta. Paari sekundi ja mõne hiireklikiga saad meililistidest väljuda ja edaspidi hoiad sellega kokku e-kirjade haldamisele kuluvat aega.

Failide sorteerimine arvutis

Failid võib jagada klassidesse:

  • Andmefailid – sisaldavad andmeid, näiteks teksti (*.doc), numbreid (*.xls), pilte (*.jpg) vms.
  • Programmifailid – kodeeritud juhised arvuti jaoks, näiteks com, .exe, .bat, .pif vms laiendiga failid.
  • Süsteemifailid – failid, mis on vajalikud arvutiga töötamiseks.

Elektroonilisi faile saab sorteerida kuupäeva järjestuse põhimõttel AAAAKKPP ehk failide nimeks on 20170409. Nii teeb arvuti sorteerimistöö ise ära ja lihtsustab failide leidmist. Kaustade nimetamisel on soovitatav nimetada need üldisemalt konkreetsemale, näiteks „Aiandus_Lilled_Püsililled_Poolvarjus_Tulp“.  Igale failile tuleb määrata oma unikaalne nimi, mis ei tohi sama kausta piires korduda. Failide nimes ei ole lubatud kasutada järgmisi sümboleid: * \ / ? : < >.

Failide ümbertõstmise tulemusel kustutatakse fail algsest asukohast ja salvestatakse ümber uude kausta. Kataloogimise tulemusena valmib arvutis korrastatud ja arhiveeritud süsteem, kust info ülesleidmine on lihtne ja hoiab kokku Sinu väärtuslikku aega.

Kui vajad abi oma arvutis digitaalse korra loomisel, siis võta ühendust Virtuaalassistendiga siin.

 


Jaga teistega:
  • 6
  •  
  •  
  •  
  •  
    6
    Shares