Hinnapäringu koostamine ja päringutele vastamine

Hinnapäringu koostamine ja päringutele vastamine

Jaga teistega:
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Hinnapäringu koostamine on vajalik siis, kui soovid tellida mõnda teenust ja vajad teenusepakkuja kohta lisainfot. Paljude inimeste igapäevatööks on ka päringutele vastamine või päringute saatmine.  Kuidas koostada informatiivset päringut, kuidas päringutele tõhusalt vastata ning mida päringute ja vastuste puhul silmas pidada, sellest saabki alljärgnevalt lugeda.

Teadvustatud ja teadvustamata infovajadus

Päringu koostamisel on oluline edastada tekst oskuslikult ja täpselt, et saajal oleks võimalik päringust lihtsalt ja selgelt aru saada, mida temalt soovitakse. Infovajaduse saab jagada kaheks – teadvustamata ja teadvustatud infovajaduseks. 

  • Teadvustamata ehk varjatud infovajadus on aimdus mingist teemast, aga veel ei teata täpselt, millest. Näiteks olen kuulnud virtuaalassistendi teenusest, aga ei tea täpselt, kes ta on, millega tegeleb ja kes sellest kasu saab.
  • Teadvustatud ehk tunnetatud infovajadus on see, mis paneb inimese konkreetse valdkonna suunas tegutsema: suhtlema tuttavatega, moodustama küsimust ja kasutama otsinguid erinevatest allikatest, pöörduma otse infovahendajate poole. Näiteks võtad seltskonnas teemaks virtuaalassistendi ja saad teada, kui palju sinu sõbrad sellest teemast teavad. Teed vastavate märksõnadega infootsingu Google’is ja teistes andmebaasides, lähed raamatukokku. Pöördud otse kontakti poole, saates päringu, e-kirja või helistades ning saad info otse algallikast.

Päringu koostamise kanalid ja tüübid

Enimlevinud päringutüübid on järgmised: e-kiri (mitte reaalajas), päring (mitte reaalajas), kõnekeskus (reaalajas), chat-tehnoloogia (reaalajas) või organisatsiooni enda loodud süsteem. Enamik ettevõtteid ja organisatsioone kasutab kaht esimest varianti ‒ e-kirja ja elektroonilist päringuvormi ‒, mis tähendab, et suhtlus ei toimu reaalajas ja ei ole efektiivne.

Uuringute järgi ei küsi ligi pooled päringu saatjad tegelikult seda, mis infot nad otsuse tegemisel vajavad.

 

Selleks on neli põhjust:

  1. Ei osata infovajadust veel täpselt sõnastada, kuna tegu on tundmatu teemaga.
  2. Päring esitatakse lihtsalt kontakti võtmiseks, et tekiks dialoog ja saaks hakata teemat edasi arendama.
  3. Infovajaja kardab näida rumalana ja esitab küsimuse keeruliselt või vastupidi – annab liiga vähe infot.
  4. Arvatakse, et on kerge infot leida, kui esitada päring lühidalt.

Seetõttu nimetavad kliendid sellist päringut sageli „esialgseks” ning täpsustamiseks tuleb esitada küsimusi, viies läbi päringuintervjuu. Kui seda ei tehta, siis lõpptulemusena võib juhtuda, et raisatakse mõlema poole aega, sest selgub, et päringusaatja eeldas teist lähenemist või tema soove ei ole võimalik täita. Olenevalt teemast ja püstitatud küsimusest võib intervjuu tähendada ühe täpsustava küsimuse esitamist, aga võib tekkida ka pikem dialoog.

 

Päringu saajal on oluline hakata juhtima infoprotsessi ja selgitada kontaktivõtmise abil välja kliendi tegelik soov.

 

Kliendi tegeliku soovi väljaselgitamiseks on mitmeid erinevaid info vahetamise kanaleid, mis jagunevad vaesteks ja rikasteks kanaliteks:

hinnapäringu koostamine 

Vaesem kanal on vähem emotsionaalsem, aeglasem, plaanipärane, kergesti levitatav, info säilib ehk „jälg jääb maha”, nagu kõnekeeles öeldakse. (

Rikas kanal jällegi ei jäta nn jälge, kuid eeliseks on spontaansus, kiire tagasiside, personaalsus ja kahesuunalisus.

Hinnapäringu koostamine

Hinnapäringu koostamisel küsi täpsustavaid küsimusi, et saaksid kogu informatsiooni, mis on otsuse tegemisel lisaks hinnale vajalik:

  • Täpsustavad küsimused toote või teenuse sisu osas  (näiteks mis tegevusi teenus sisaldab).
  • Küsimused ajagraafiku kohta (kui kaua võtaks töö teostamine aega, millal saaks alustada jmt).
  • Täpsustused eelarve osas (kuidas käib arveldamine, kas ettemaks on vajalik, kas pakutakse osalise maksmise võimalust jmt).
  • Muud täpsustavad küsimused, tulenevalt toote või teenuse iseloomust.

Hinnapäringule vastamine

  • Saada esimesel võimalusel lühike vastus, mis kinnitab, et päring jõudis kohale ja sellega tegeletakse. Kui võimalik, siis lisa konkreetne vastamise tähtaeg.
  • Kui päringu saatja jättis kontaktina oma telefoninumbri, siis on ülehelistamine soovitatav. Helistada võiksid küsimuste üle täpsustamiseks või kinnitamiseks, et oled kõigest õigesti aru saanud. Helistamine hoiab mõlema poole aega kokku.
  • Vasta kindlasti lubatud tähtajaks.
  • Kontrolli üle, kas andsid vastuse kõikidele päringus esitatud küsimustele.

Kui vajad abi hinnapäringute koostamisel või neile vastamisel, võta ühendust Virtuaalassistendiga siin.


Jaga teistega:
  •  
  •  
  •  
  •  
  •