Kuidas koostada toimivat ülesannete nimekirja?

Kuidas koostada toimivat ülesannete nimekirja?

Kui pikk on Sinu tänane to-do list? Kas Sul on sissetöötatud harjumus iga päev, iga nädal, iga kuu või kvartal endale ülesannete nimekiri koostada? Kus Sa seda teed? Pabermärkmikus või mõnes äpis? Ning mis samuti oluline, kuidas sa mõõdad, milline meetod töötab ja milline mitte?

Soovid neile küsimustele vastuseid, siis pead seda blogi edasi lugema.

 

Kui tegemist on ühe efektiivsuse põhielemendiga – ülesannete nimekirjaga, siis on igaühel oma lähenemine. Kuidas leida süsteem, mis tõesti töötab?

 

Ülesannete nimekirjade koostamine on paljudele suur väljakutse. Kuigi tundub, et see peaks olema lihtne protsess, on olemas palju erinevaid võtteid, süsteeme ja meetodeid, mida kasutada, hinnata ja mõõta. Mõned liigitavad oma tegevused kategooriatesse, teised aga piirduvad kuue tähtsa asjaga päevas. Lisaks on ka neid, kes otsustavad seda täielikult vältida, sest nad usuvad, et see blokeerib tema loomingulisust ja muudab kohustuste täitmise tema jaoks vähem huvitavaks.

Allikas: Pexels

 

Kolm näpunäidet ülesannete nimekirja produktiivsuse maksimaalseks suurendamiseks

 

  1. Jaga pikk nimekiri sektsioonideks. Eralda üksteisest koosolekud, sündmused ja kõned ning asjad, mida loodad selle aja jooksul saavutada. Seejärel loo eraldi sektsioon ülesannetest, mis ei mahu nendesse kategooriatesse ja tegele nendega ajal, mil sa ei ole parajasti koosolekul, sündmusel ega hõivatud konverentskõnega.
  2. Moodusta sarnastest ülesannetest kooslus. Meilidele vastamine nõuab teistsugust mõtlemisviisi, kui ajurünnak uute tuluallikate väljatöötamisel. Muuda asjad oma aju jaoks lihtsamaks, grupeerides omavahel kokku sarnast mõtteprotsessi vajavad ülesanded. Ära püüa teha loometööd peale seda, kui oled veetnud tund aega meilidele vastates või neid arhiveerides. Ühelt ülesandelt teisele ümberlülitumine võtab aega 15 minutit.
  3. Lisa ülesannete nimekirja vastand. Mõnikord on vaja meenutada endale asju, mis ei ole tähtsad selleks, et olulised asjad saaksid tehtud. Kas sul on tõesti vaja minna sündmusele, mis lõuna ajal esile kerkis või oleks siiski parem veeta oma pärastlõuna  pikaajalise projektiga tegeledes? Meil kõigil on päeva jooksul kasutada vaid 24 tundi ja tegelikkus on see, et kõike lihtsalt ei ole võimalik teha.

Kuidas teada saada, milline meetod toimib? Endale võib tihti tunduda, et oled efektiivne, aga tegelikult selle sama ülesande teeb keegi teine teist meetodit kasutades oluliselt kiiremini ära. Selleks võta kasutusele mõni ajamõõtmise rakendus, näiteks Toggl.com saad teada miks on vaja mõõta enda ja sinu töötajate efektiivsust ning näed kuhu kaob tegelikult aeg.

TASUTA TOGGL eestikeelne e-kursus.

Kas sul on ülesannete nimekiri, mis ootab täitmist? Saada see info@virtuaalassistent.ee märgusõnaga #VAkõigeproduktiivsem ning meie täidame sinu tööde nimekirja, Sinult tasu küsimata. Pane meid proovile. Kampaania periood kestab kuni 31.07.2019

 

Jaga teistega:
  •  
  •  
  •  
  •  
  •