Kuidas veelgi efektiivsem olla?

ajajuhtimine

Kuidas veelgi efektiivsem olla?

Minu kogemus ütleb, et tänane digimaastik on tulvil meie aega kokku hoidvaid programme, seadmeid ja tööriistu. Kuid hoolimata ressurssi säästvatest vahenditest, on meil ikka aega üha vähem. Mis siis on valesti?

Me elame ajastul, kus info üleküllus on igapäevane nähtus, ja seda ka erinevate programmide ja funktsioonide näol – me ei suuda keskenduda sajale tegevusele korraga, vaid haarame väikseid killukesi igast asjast, mida näeme või loeme.

 

Nipp 1: Loo loogiline arhiiv

 

Dokumendihalduse puhul ei erine dokumentide haldamine arvutis nende haldamisest paberil, põhimõtted jäävad ikka samaks.

Samas on digitaalsetel dokumentidel võrreldes paberdokumediga mitmeid plusse ja miinuseid:

  • digitaalne info on rohkem liikuvam;
  • digitaalset infot on lihtne luua ja see on vähem fikseeritud;
  • digitaalset infot on lihtsam vahetada, aga ka kustutada;
  • digitaalsed dokumendid on sõltuvad tehnoloogiast, mis omakorda vananeb väga kiiresti.

 

Kuid pea meeles, et kord enda ümber on üks efektiivseks olemise viise!

 

Nipp 2: Planeeri oma päev enne, kui alustad tööpäeva

 

Ambitsioonikad inimesed armastavad alustada tööd kohe, kui nad kontorisse jõuavad. See aga on viga. Alusta päeva planeerimisega – on teada, et üks minut päeva planeerimist hoiab kokku kümme minutit lisatööd hiljem.

Kaardista kõige olulisemad  „ajaröövlid“. Võta lihtsalt üks päev või nädal ja mõõda iga tegevus ajas. On see siis sotsiaalmeedia, telefonikõned, uudiste portaalid, e-mailide lugemine või miks-mitte igapäevane ummikus istumine – pane kõik ajaliselt kirja.

Kaardistamise tulemusena, saad teha oma päevatöös vajalikke korrektuure. Garanteerin, et tulemused on üllatavad.

 

Nt. võib-olla e-maili asemel on kiirem viis helistamiseks, ühise jõulupeo sobiva kuupäeva leidmiseks on hoopiski efektiiivseim kasutada Doodlet, või töötajatega igapäevaselt suhelda ja suuri projekte hallata Slackis või Asanas – leia enda jaoks see õige viis. Sobiliku rakenduse leiad siit blogist – Tehnoloogiliste tööriistade list.

 

Püüa mõista, et iga minut on tähtis, sest minutitest saavad tunnid, tundidest päevad jne.

Aja mõõtmiseks on välja mõeldud mitmeid tööriistu. Soovitan julgelt proovida Toggl, RescueTime, MyMinutes – nende abil oskad oma aega oluliselt rohkem planeerida.  Minu lemmik on Toggl, mis on karm aga õiglane. Ajamõõtmise programme kasutades saab vastused paljudele küsimustele. Kuhu kaob aeg ja kas mõni töölõik, millele kulub ülemäära palju aega on odavam hoopiski sisse osta või delegeerida alluvatele. Tööd võib jagada kolme väärtusesse: madala väärtusega tööd, keskmise väärtusega tööd ja kõrge väärtusega tööd. Mida kõrgemal positsioonil oled, seda rohkem pead tegema kõrgema väärtusega tööd jne.

 

Nipp 3: Korrasta oma infokanalid

 

Infosüsteeme saab korrastada nii digitaalselt kui ka paberil. Siin peatükis keskendume valdavalt e-mailihaldusele ehk siis kuidas olla efektiivne e-mailde  ja arvuti kaustades.

 

Süstematiseeri oma e-mailid. Loo erinevad alamkaustad iga kategooria e-mailidele, mis sulle inboxi saabuvad. Näiteks tellimused, detailplaneeringud, tegemata asjad, tehtud asjad, nimelised kaustad jne,. Vastavalt vajadusele saad orienteeruda just süstematiseeritud kaustade alusel.

Suuremates firmades võib-olla ka osakondade kaupa aktuaalne süstematiseerida. Või vastupidi väga väikestes – näiteks koostööpartnerite järgi. Näiteks tead, et paned kõik Virtuaalassistendilt tulnud e-mailid ühte kausta.

 

NB! Ära jäta oma e-maili lugemata kirju väga kauaks ja suurtesse kogustesse – lõpuks ei orienteeru seal enam keegi. Korrastatud infosüsteem  aitab hallata ja taasleida vajaliku info kiirelt.

 

Failide kaustad – arvutis tuleb failisüsteemid kataloogida vastavalt ajaperioodile. Kui ettevõttes leidub veel paberkandjal infokanaleid, siis süstematiseeri need dokumendid kiirköitjate, arhiivikaustade, dokumendisahtlite vahele. Kirjuta peale õiged märksõnad. Nimi, aastaarv ja muu vajalik.

 

Nipp 4: Erista olulised kirjad mitteolulisest

 

Siin on jällegi mitmeid nippe – minu lemmik on järeltegevuse lipuke. Gmailis saab kasutada erinevat värvi tärnikesi.

Aga taaskord, saab luua eraldi kaustasid nimega vastamata, olulised ja muud sellist, või jätta sootuks e-mail lugemata rasvasesse (unread) funktsiooni, kui see süsteem sulle meelepärane peaks olema. Oluline on tekitada endale harjumus, et võimalusel tegele ühe asjaga üks kord. Multitasking ei ole produktiivsuse võti. 

Kui lugeda läbi e-kiri näiteks telefonis ja otsustada, et vastan sellele hiljem (kuna telefonis on keeruline teksti toksida), siis pärast olen ma sunnitud selle e-kirja uuesti avama, mälu värskendamiseks läbi lugema ja seejärel vastama. Kui tead, et kohe vastata ei saa, siis jätagi  selle e-maili lugemine hetkeks, kui sobiv aeg tekib.

 

Nii olen tegelenud antud kirjaga kaks korda ja teinud topelt tööd! Seega –millegi alustamisel tuleks see koheselt ka lõpule viia.

 

Aja säästmiseks on palju erinevaid viise ning kindlasti kirjutan nendel teemadel ka edaspidi. Oluline on alustada väikestest asjadest. Planeeri omale mõni päev, et saaksid luua ja hallata kogu oma infopanga – jah, kaotad päeva, aga võidad nädala, et orienteeruda ja info kiiresti üles leida. Ja kui kogu see aja leidmine näib sulle ikkagi võimatu, siis leia endale asjalik virtuaalneassistent ja edaspidi jääb aega ülegi. Mida selle ajaga teeksid?