Milliseid vigu ajakasutusel tehakse ja kuidas enamlevinud vigu vältida?

Milliseid vigu ajakasutusel tehakse ja kuidas enamlevinud vigu vältida?

 

Kui tihti tunned, et peaksid olema produktiivsem, organiseeritum ja ehk mõnel õhtulgi töölt lahkudes tabad end mõttelt: aga ma ei teinudki täna ära neid asju, mis ma plaanisin? Teisalt kimbutab motivatsioonipuudus ja justkui rööprähkleks mitme projekti vahet, kuid maksimaalsest tulemusest on asi kaugel. Keskendume täna ajakasutusel tehtavatele põhilistele vigadele ning vaatame, kuidas neid vältida. Milliseid vigu ajakasutusel tehakse ja kuidas enamlevinud vigu vältida?

Millised on suurimad ajaröövlid?

Kaardista üks päev kõik oma tegemised ja nii saad ülevaate oma suurimatest ajaröövlitest. Ära unusta ka sellised isikuid nagu:

  • austatud ülemus (AÜ)– ei saa eirata;
  • armsad kolleegid (AK)– oleneb jututeemast, tööalastest mitte, aga eelmise õhtu tegemised;
  • sugulased, sõbrad, tuttavad (SST) – saab eirata;
  • lugupeetud kliendid (LPK) – ei saa eirata.

 

Allikas: Pixabay

 

Tee pause, mille ajal saad sotsialiseeruda töökaaslastega, küsida nõu ja „akud täis laadida“. See on küll liiga loogiline ning paljude arvates ei väärigi mainimist, aga üha enam on meil kõigil kiire ning ettevõtetes kohtab morni näoga inimesi – nad ei ole lihtsalt jõudnud pausi teha. Isegi tipp kvaliteedilised masinad lähevad katki, kui neid pole õigesti hooldatud, seega hoolitse enda eest. Tee väike ring kontoris ja laua taha jõudes on aju organiseeritum.

 

Ära katkesta ennast pooleli oleva töö pealt ja hakka tegema teist asja. Sa hoiad oluliselt rohkem aega kokku, kui tegeled asjadega nende tähtsuse järjekorras. Pooleli jääva tegevuse juurde uuesti naastes, läheb sul selle laineharjale saamiseks ca 15 minutit. Meie ajule ei meeldi kui teda katkestatakse, mistõttu võib tulemus olla teinekord kehvem, sest me ei suuda enam meenutada, missugune hea mõte meil parasjagu käsil oli. Sama nippi kasuta telefonile vastamisega.

 

Unsubscribe ehk lülita välja kõik e-maili listid, kuhu oled liitumise soovi teinud aastaid tagasi ja ammu ei loe nende saadetud uudiskirju. See on lihtne – vajuta eemalda mind listist ehk unsubscribe ja Sul tuleb kohe poole vähem e-maile päeva jooksul sisse, mis Sinu tegevust häirivad ja Sind infoga üle küllastavad.

 

Tee aeg-ajalt postkastis inventuur – sorteeri esmalt saaja järgi ja vajuta ühe klõpsuga delete. Nii saad paari kuni kolm minutiga lahti mitmekümnest kui mitte sadadest rämpsposti e-mailidest. Sul pole üldjuhul vaja 3 aasta taguseid kirju säilitada. Mida vähem “müra” Sinu postkastis on, seda efektiivsem oled.

 

Määra e-kirjadele vastamise sagedus – Reeglina ei peaks e-kirju lugema nende laekumise hetkel, vaid endale sobival ajal, kuid kui uus pakkumine jälle postkasti laekub, siis see paratamatult püüab ja hajutab tähelepanu ning keskendumist. Koosta endale kirjadele vastamise rutiin, näiteks 1-3 korda päevas.

 

Kasuta automaatvastajat ka siis, kui tegelikult oled töölaua taga – Jah, see ei ole küll ilus, kuid kui parasjagu on väga kiired 1-2 päeva ja tead, et üks projekt on vaja lõpule viia enne teise algust, siis on automaatvastaja hea abimees. See ei tähenda, et Sa peaksid kliendi jätma ootelisti, ja kindlasti talle alles kolme päeva pärast vastama. See on pigem teadaanne, et oled eemal ja klient oskab võtta hoiaku, et selge, vastus saabub alles neljapäeval.

 

Allikas: Pixabay

Sinu aeg kuulub Sulle endale. Suudad saavutada kõike, kui planeerid oma aega ja kasutad lihtsaid nippe, mis hoiavad aega kokku. Aga mis kõige tähtsam – püüa aru saada, et kogu maailma tööd ei jõua keegi ära teha. Kuigi paljud mikroettevõtjad tahavad olla väga isetegijad, siis ühel hetkel kui ettevõtte soovib saavutada kasvufaasi, Sa lihtsalt ei jaksa ise kõike teha. Ka postkasti haldamine on aeganõudev töö, siinkohal tuleb appi delegeerimine ning leia „üleliigsete“ kohustuste elluviijaks endale abiline.

Kirjuta mulle, millistes töölõikudes abi vajad?